Exhibitions Event
Tutto ciò che bisogna sapere sugli eventi
L’organizzazione di fiere ed eventi aziendali oggi deve fare i conti con le grandi aspettative dei visitatori e con le molteplici possibilità messe a disposizione dal web e dal mondo digitale in generale.
Non si può più pensare a questi appuntamenti cruciali per il business di un’azienda come si faceva un tempo quando le occasioni d’incontro con partner commerciali e clienti erano limitate e l’interazione era unicamente quella faccia a faccia.
Grazie alle tecnologie e ai media odierni è possibile creare eventi estremamente coinvolgenti sia in location reali sia in luoghi virtuali, ma occorre sempre un attento lavoro di organizzazione che deve essere affidato a professionisti del settore.
Fiere, eventi, open house, sales meeting:
facciamo chiarezza
Le occasioni d’incontro tra azienda e pubblico sono di diverso tipo, proprio come è evidente dal titolo di questo paragrafo. Fiere, eventi, open house, sales meeting hanno caratteristiche diverse e, di conseguenza, necessitano di differenti metodi organizzativi.
Fiera: cos’è e quali sono i vantaggi
Il termine “fiera” originariamente si riferiva a un giorno di festa durante il quale vi era uno scambio commerciale, mentre ora il suo significato è associato a manifestazioni in cui vi è un incontro tra aziende e clienti al fine di promuovere prodotti, instaurare contatti commerciali, concludere vendite.
Si possono distinguere tre tipologie di fiere:
- Fiera campionaria
- Fiera settoriale
- Fiera popolare
In una fiera campionaria gli espositori presentano campioni di ciò che vogliono commercializzare e il pubblico ammesso all’esposizione, di solito persone del settore a cui è dedicata la manifestazione, possono prendere informazioni e fare ordini.
La fiera settoriale è caratterizzata dalla partecipazione di produttori e commercianti e dal fatto che l’ingresso non è concesso solo agli addetti ai lavori, ma a un pubblico ampio.
La fiera popolare è quella che comunemente chiamiamo fiera di paese e ha uno stretto collegamento con la natura originaria di questo appuntamento. Queste manifestazioni sono organizzate in luoghi all’aperto dove vengono allestiti mercati fatti di bancarelle.
Di solito le aziende sono più propense a partecipare alle prime due tipologie di fiere, per via delle maggiori possibilità di fare business con clienti del proprio settore, ma alle volte anche la fiera popolare può essere scelta per aumentare la conoscenza del brand a livello locale.
L’organizzazione di uno stand e di tutto il materiale promozionale necessario richiede sempre un notevole sforzo organizzativo, ma le strategie e i mezzi di comunicazione devono essere tarati a seconda del tipo di manifestazione e degli obiettivi.
Evento: cos’è e quali sono i vantaggi
La definizione di “evento” rende chiaro il significato e ciò che esso rappresenta anche in ambito aziendale: “avvenimento, caso, fatto che è avvenuto o che potrà avvenire”.
Per un’azienda, quindi, un evento è un avvenimento che viene organizzato per uno scopo preciso e che prevede l’incontro tra persone interne e/o esterne al gruppo dei dipendenti.
Anche in questo caso si possono distinguere 3 tipi di evento aziendale:
- Corporate
- Trade
- Consumer
Un evento corporate, che può essere chiamato anche semplicemente convegno o convention, è dedicato a coloro che lavorano in azienda. Può essere organizzato per rendere noto ai dipendenti un nuovo progetto, un risultato raggiunto, una news importante o, semplicemente, per rafforzare il team di lavoro e motivarlo.
Un evento trade è fatto per coinvolgere i partner aziendali e comunicare caratteristiche importanti come affidabilità, stabilità, evoluzione, crescita del volume degli affari. È di solito l’occasione per rafforzare legami commerciali e rapporti con altre imprese.
Un evento consumer, come è facile intuire, è rivolto ai clienti, quindi a un pubblico spesso generalista. È il classico appuntamento che viene organizzato per l’inaugurazione di un punto vendita o per promuovere un nuovo prodotto messo sul mercato.
Ognuno di questi tre eventi deve essere strutturato adeguatamente e prevedere un piano di comunicazione dedicato al target a cui vuole rivolgersi.
Open house: cos’è e quali sono i vantaggi
Quello che comunemente viene chiamato “open house” o “open day” non è semplicemente una giornata in cui si aprono le porte dell’azienda e si permette la visita al pubblico, ma è da vedere come un vero proprio strumento di marketing.
L’open house è un’occasione per mostrare il meglio dell’azienda e per far capire ai clienti (o ai prospect) cosa c’è dietro a un prodotto o a un servizio.
Questo tipo di evento deve trasmettere fiducia nel pubblico e connetterlo ancora di più all’azienda.
Per ottenere ottimi risultati bisogna curare ogni particolare:
- Individuazione della data
- Definizione del target di riferimento
- Definizione del budget necessario
- Creazione e invio degli inviti
- Ideazione e realizzazione della strategia promozionale
- Allestimento dei locali aperti al pubblico
- Eventuale organizzazione di spettacoli, intrattenimenti, catering, discorsi, momenti di formazione
- Scelta di gadget e/o materiale informativo da regalare ai partecipanti
- Coinvolgimento del pubblico dopo l’evento attraverso strategie mirate
Una giornata a porte aperte può diventare un elemento basilare per distinguersi dalla concorrenza.
Sales meeting: cos’è e quali sono i vantaggi
Quando si parla di “sales meeting” non s’intende una semplice riunione tra venditori, ma un incontro organizzato dall’azienda per il proprio reparto vendite allo scopo di definire nuove strategie, parlare di problemi/soluzioni, fare formazione, analizzare nuove occasioni di business.
Per organizzare un sales meeting produttivo e utile a tutti i partecipanti si deve:
- Stabilire un ordine del giorno
- Stilare una serie argomenti che verranno trattati
- Coinvolgere i giusti relatori
- Predisporre il materiale informativo e a supporto dei relatori
- Creare un report dell’evento (scritto o video)
Se gestito a dovere questo genere di incontri può far aumentare le performance dei venditori e appianare divergenze.
È importante pensarlo come a un’occasione di crescita e non come a una semplice riunione in cui parlare astrattamente dell’azienda. I venditori hanno bisogno di concretezza e motivazione.
Cosa serve per organizzare un evento
Organizzare un evento non è semplice, a prescindere dalla tipologia o dal settore a cui appartiene l’azienda.
Per creare un evento di successo bisogna affidarsi a professionisti in grado di occuparsi dei diversi step organizzativi.
Le macro aree che influiscono sull’esito di un evento aziendale riguardano:
1
Obiettivi che si vogliono ottenere
2
Target da coinvolgere
3
Budget da dedicare a ogni fase
4
Suddivisione dei compiti e coordinamento
5
Scelta del luogo
6
Operazioni promozionali
Ognuna delle sei voci dell’elenco possono determinare il successo o l’insuccesso dell’evento, quindi occorre estrema attenzione nella gestione di ognuno di essi.
Partire dalla definizione degli obiettivi è fondamentale per orientare in modo chiaro tutto il resto dell’organizzazione e per non perdere tempo in cose non strettamente necessarie.
Altrettanto importante è analizzare il bacino di pubblico a cui si rivolge l’azienda e capire se all’evento deve essere invitata solo una parte di esso o l’intero target di riferimento. Come abbiamo già visto nel paragrafo precedente si possono creare eventi dedicati ai dipendenti, ai partner, ai clienti, ai potenziali clienti.
Ovviamente, senza un investimento non si può realizzare un evento, ma il denaro messo a disposizione non deve essere solo quello da impiegare nel giorno della manifestazione, ma devono essere previsti budget da dedicare a: analisi, pianificazione, promozione, allestimenti, affitti dei locali e stipendi del personale.
Tutte queste attività non possono essere svolte da una sola persona, ma devono essere definiti diversi team dedicati e capaci di cooperare al successo dell’evento. Anche il coordinamento dei gruppi di lavoro non deve essere trascurato se non si vuole perdere tempo e accumulare ritardi.
Un altro elemento determinante, che spesso resta vivo nel ricordo del partecipante, è la location in cui si svolge l’evento. La scelta del luogo deve essere coerente con gli obiettivi, con il pubblico e con il tipo di appuntamento (es. conferenza, inaugurazione, galà, incontro di formazione/aggiornamento).
La location deve avere anche una struttura e una serie di servizi idonei a ciò che si svolgerà durante l’evento, ad esempio una cucina o un luogo adibito alla preparazione dei pasti in caso si voglia servire cibo agli ospiti.
Infine, ma di certo non per importanza, quando tutto è pianificato occorre promuovere l’evento ed entrano in gioco gli esperti di comunicazione e marketing. Oggi i canali per invitare a un evento e promuoverlo sono molti e bisogna individuare quelli migliori per raggiungere il target prescelto.
Dall’invito cartaceo, il quale deve avere grafiche e testi che rappresentino perfettamente l’organizzatore, alle campagne di comunicazione e advertising online, che possono coinvolgere social network, siti, email, ogni attività deve fare parte di un piano strategico creato ad hoc e monitorato in ogni suo aspetto.
Partecipare a una fiera: cosa può fare l’agenzia per me
Qualunque azienda abbia partecipato almeno a una fiera ha sicuramente visto quanto lavoro richieda l’organizzazione di tutto ciò che occorre per far apparire nel migliore dei modi il brand e i prodotti che si vogliono presentare.
Un’agenzia specializzata può sgravare l’impresa dalla maggioranza dei compiti inerenti alla partecipazione alla fiera, quindi, semplificare l’organizzazione garantendo ottimi risultati.
L'interattività è uno dei principali ingredienti per comunicare l'innovazione dell’azienda o del brand, incrementando di conseguenza il business, per questo è indispensabile scegliere attentamente gli strumenti, il personale, le tecnologie da utilizzare nell’ambito della fiera.
Gli aspetti di cui si può occupare un’agenzia sono:
- Stand
- Hostess
- Materiale POP
- Catering
- Logistica
- Gestione forniture
Per eventi e allestimenti ad impatto elevato oggi è possibile ricorrere a strumenti di ultima generazione, come:
- Realtà aumentata
- Installazioni poli-sensoriali
- Mapping 3D
- Videomapping
Quando si deve partecipare a una fiera bisogna ricordare due famose frasi che sono centrali nella comunicazione e nel marketing: ''la prima impressione è quella che conta'' e “non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione”.
Nell'organizzazione di eventi e nell’allestimento di fiere è di fondamentale importanza attirare l'attenzione dei partecipanti. Come? Ricorrendo a stand dal profilo studiato, in grado di lasciare impressa l'immagine dell’azienda nella mente del pubblico.
Chi si occupa professionalmente dell'organizzazione a 360 gradi di eventi, non solo pianifica la partecipazione alle fiere, ma si prefigge di ideare e realizzare occasioni uniche per raggiungere i traguardi a cui mira un’azienda.
La brand identity è il sistema di valori aziendali che il brand comunica ai clienti attraverso il logo, il pittogramma, il pay-off, ma anche i jingle e le pubblicità.
Tutto ciò che rende riconoscibile la marca fa parte dell’identità del brand.
Uno stand innovativo? Si può fare!
Lo stand in fiera non solo deve essere riconoscibile e attirare lo sguardo, ma deve comunicare immediatamente i valori, il know-how, la mission dell’azienda. Oggi è sicuramente difficile idearne uno innovativo, ma non è impossibile se si sanno utilizzare opportunamente design e nuove tecnologie.
Un’accurata progettazione degli spazi può dare vita a stand efficienti, ben organizzati, accoglienti che possono essere vissuti in modo piacevole dal personale dell’azienda e dagli ospiti. Bisogna ricordare che è proprio la struttura il primo elemento che restituisce emozioni ai visitatori.
Luci studiate per evidenziare particolari, strutture architettoniche particolari, grandi schermi, zone esclusive, aree a tema, sono sicuramente fattori che aumentano il prestigio di uno stand, ma oggi non sono più sufficienti per colpire un visitatore che passeggia in una grande fiera.
Le tecnologie che abbiamo elencato anche nel paragrafo precedente possono diventare le protagoniste di esperienze uniche capaci di trasformare un semplice stand in vero e proprio strumento interattivo e innovativo.
Ad esempio, utilizzando la realtà aumentata si può unire il mondo reale a quello virtuale dando informazioni riguardanti il brand o i prodotti attraverso una modalità smart che coinvolge e aiuta a instaurare una conversazione.
Per creare ambienti multisensoriali che raccontano l’azienda può essere utilizzato il videomapping o il videomapping 3D, ovvero proiezioni corredate di sonoro che trasformano una superficie in qualcosa di dinamico e comunicativo. Attraverso questa tecnica è possibile stupire il pubblico grazie a un colpo d’occhio spettacolare e catturare l’attenzione a lungo per via della modalità con cui vengono proposti i contenuti.
Ogni elemento tecnologico, pezzo d’arredamento, grafica, brochure, video, deve essere frutto di un’analisi fatta a priori e di una strategia di marketing ben definita che comprenda anche tutto ciò che deve essere fatto post-fiera per ricontattare prospect e clienti.
Un’emozione per lasciare il segno
Qualunque sia il tipo di evento che si organizza o a cui si partecipa il principale scopo dovrebbe essere quello di lasciare un segno regalando emozioni positive al proprio target di riferimento.
In un momento storico in cui stupire è sempre più difficile per via dell’enorme quantità di stimoli che ci raggiungono dai tanti media con cui entriamo in contatto ogni giorno, bisogna puntare sulle peculiarità che fanno parte dell’essere umano:
- Sete di conoscenza
- Bisogno di socializzare
- Necessità di fare gruppo per vincere le crisi
Nella progettazione di uno stand o nella pianificazione di un evento aziendale questi fattori devono essere tenuti in considerazione, perché non basta avere tecnologie di ultima generazione e un budget alto, ma è essenziale usare le risorse a disposizione per dare informazioni di qualità, per creare discussioni costruttive, per coinvolgere e creare relazioni.
Sviluppare sistemi multisensoriali in cui sono utilizzati sinergicamente video, audio, esperienze tattili, ma in alcuni casi anche gustative e olfattive, è un ottimo modo per fissare nella memoria delle persone momenti o messaggi ritenuti cruciali per il brand.
Un altro elemento che aiuta nel far aumentare il grado di attenzione di un’audience è il racconto di una storia all’interno dell’evento. Fare storytelling è opportuno, ma la narrazione deve essere creata attraverso blocchi con informazioni sintetiche e chiare, elementi evocativi e ingaggianti, effetti e musiche in grado di evidenziare i diversi momenti del racconto.
Se si vogliono emozionare gli ospiti intervenuti ad un evento la comunicazione deve essere coerente in ogni suo elemento. Location, luci, supporti cartacei, video, immagini, strumenti multimediali devono avere un unico filo conduttore, quello che fa da ponte tra i valori del brand e l’obiettivo dell’evento, ed essere sapientemente sfruttati per creare atmosfere rilassanti o stimolanti a seconda delle esigenze.
Ovviamente, per creare situazioni memorabili è basilare conoscere le caratteristiche e le aspettative di coloro che parteciperanno all’evento. Qualcosa di strabiliante per un’adolescente che partecipa all’inaugurazione di un negozio d’abbigliamento trendy può essere totalmente ignorato da una signora che viene invitata in una boutique per la presentazione di una linea esclusiva di borse.
Eventi digitali e live streaming
Oggi i canali digitali permettono di creare eventi a distanza con interazione e coinvolgimento molto alti. Organizzare un evento digitale può essere un’ottima alternativa quando non si possono raggiungere fisicamente i luoghi canonici in cui si svolgono fiere, congressi, meeting, lezioni.
La prima cosa da tenere presente è che un live streaming è sempre diverso da un evento dal vivo, perché ci sono elementi che non sono replicabili attraverso le tecnologie, ad esempio un buffet studiato per deliziare gli ospiti o la prova di uno strumento manuale.
È possibile creare eventi online con diversi scopi:
- Presentazione dell’azienda o di prodotti
- Comunicazione interna o esterna
- Formazione
- Networking
- Divulgazione scientifica
- Intrattenimento
Si possono organizzare fiere virtuali o partecipare a una organizzata da terze parti, programmare una serie di webinar o tutorial, creare un tour virtuale, mettere in piedi spettacoli fruibili attraverso la rete.
L’organizzazione di uno di questi eventi digitali non è meno laboriosa di quella di un appuntamento reale, ma comporta accorgimenti e tecnologie dedicati.
La definizione degli obiettivi e la ricerca delle risorse necessarie all’organizzazione, anche in questo caso, fanno parte della fase preliminare in cui bisogna anche scegliere il format, la data dell’evento e prevederne i costi.
All’interno della voce “risorse” devono essere compresi anche gli strumenti tecnici necessari a trasmettere e registrare l’evento e i diversi professionisti che devono essere coinvolti nelle attività organizzative e operative. È importante individuare la piattaforma più idonea al proprio evento online, ma anche affidarne la realizzazione a persone qualificate.
La supervisione di un project manager è utile per coordinare i diversi compiti dei team di lavoro e per monitorare il timing. Questa attività deve essere svolta prima, durante e dopo l’evento.
È sempre consigliato registrare l’evento anche quando è in diretta per poter avere un documento inviabile in un secondo momento ai partecipanti e utilizzabile anche successivamente per nuove strategie.
Bisogna, quindi, considerare anche la realizzazione di contenuti on demand che possano integrare un live streaming o, in casi specifici, sostituire totalmente la diretta.
Come per ogni altro tipo di evento, il marketing e la comunicazione sono tasselli fondamentali per la buona riuscita. Le tecniche promozionali più efficaci sono quelle racchiuse nel digital marketing, ad esempio:
- Realizzazione di siti o landing page specifiche per l’evento
- Inbound Marketing con contenuti mirati
- Campagne ADV (pubblicità su Google, siti, social)
- Social Media Marketing
- Digital PR
- Invio di email
- Uso di chatbot
Il lavoro di un’agenzia che si occupa della realizzazione di un evento digitale per un ente o un’azienda non termina con i saluti finali al pubblico, ma continua dopo con una serie di operazioni di monitoraggio, analisi dei dati, invio di comunicazioni, ottimizzazione dei risultati ottenuti.
Online Virtual Tour
I tour virtuali sono sempre più utilizzati per avvicinare il pubblico a un’azienda e per fare in modo che ogni utente si senta protagonista di un’esperienza unica vissuta dove e quando vuole.
Mettendo sul sito aziendale la possibilità di attivare un virtual tuor a 360° si aumenta il tempo in cui l’utente resta concentrato sul brand e su ciò che esso rappresenta. Si può passare da un tempo medio d’attenzione dell’utente di pochi minuti (non più di 7) a una presenza sul sito anche di 20 minuti per interagire con l’ambiente virtuale e per carpire informazioni su elementi di suo interesse.
Dal lato utente l’utilizzo di questa tecnologia è diventata molto semplice e intuitiva, così da far immergere totalmente la persona nel viaggio virtuale senza che abbia distrazioni dovute a procedure macchinose o poco efficienti.
Recenti ricerche hanno stabilito che quasi la metà degli utenti che sono entrati in contatto con questo sistema all’avanguardia lo ritengono determinante per creare un’idea più chiara sull’acquisto di un prodotto o un servizio.
Per creare questo tipo di contenuti serve il lavoro di diversi professionisti che, in estrema sintesi, devono occuparsi di acquisire le immagini dei luoghi, renderle interattive, caricarle sul sito, gestire i dati da esso derivanti e integrarli alle altre attività di marketing.